A falta de padronização de processos no varejo gera falhas, atrasos e até custos operacionais que poderiam ser evitados com ajuda de uma tecnologia integrada
Diante do alto volume de demandas e competitividade acirrada no mercado, a padronização e otimização de processos internos se tornou um fator básico para o sucesso e crescimento das empresas varejistas.
Vale lembrar que um processo se refere a uma série de atividades interligadas que são executadas de forma sequencial ou simultânea para alcançar um objetivo específico. No contexto do varejo, os processos internos abrangem várias etapas, desde a escolha de fornecedores, a gestão de estoque e de pedidos, a logística, até a interação com os clientes, entre outras fases intermediárias.
Para identificar e solucionar problemas nesses processos, é necessário realizar um diagnóstico operacional, que deve apresentar uma análise detalhada de todas as funções, atividades e recursos envolvidos. Da mesma forma, mapear as principais falhas e os motivos pelos quais elas acontecem.
Para aumentar ainda mais a assertividade da análise, é importante usar referências para qualificar o processo. Elas podem ser métricas de resultados esperados ou algum padrão de qualidade estabelecido pelo mercado.
Hoje, a tecnologia somada ao poder da análise de dados permite que os empresários e gestores do varejo entendam todo o seu processo de vendas e acompanhem cada etapa em tempo real. Ao fazer essa análise contínua, é possível obter insights sobre onde estão os gargalos ou visualizar oportunidades para inovação.
Neste artigo da série “10 desafios do varejo”, apontamos alguns problemas que surgem como consequência de processos internos sem padronização, dispersos ou desatualizados. Confira!
Dificuldade em gerenciar o fluxo de trabalho em tempo real
Processo e fluxo são conceitos complementares, mas diferentes. Em geral, pode-se dizer que o processo é mais amplo e envolve um conjunto de etapas, que podem seguir uma ordem sequencial ou não. Já o fluxo é uma cadeia sequencial de eventosem que uma etapa depende da outra para acontecer. Os fluxos costumam fazer parte de um processo. Por sua vez, um processo pode envolver vários fluxos.
Para que todos os produtos estejam disponíveis para os consumidores dentro da qualidade e prazos esperados, todos os processos e fluxos do varejo precisam estar bem definidos e funcionar dentro de um ecossistema integrado. Quando as etapas funcionam de maneiras isoladas, é mais difícil entender como cada uma delas impacta a cadeia produtiva e os resultados como um todo.
No entanto, a falta de sincronia de informações e dados é um problema comum que leva a erros e atrasos nas vendas e entregas. Isso acontece quando os dados relacionados aos produtos são inseridos manualmente ou em vários sistemas, por exemplo as inúmeras planilhas de Excel.
Para evitar esse tipo de problema, todos os fluxos de produção e distribuição de produtos precisam contar com dados e status atualizados em uma única plataforma. Esse modelo facilita o acompanhamento em tempo real por parte dos gestores, com informações atualizadas e confiáveis.
Assim, qualquer etapa que apresente falhas e atrasos poderá ser identificada rapidamente. O ideal é que qualquer eventual problema possa ser solucionado com o mínimo impacto possível para a experiência do consumidor, evitando afetar a lucratividade da empresa.
Problemas de comunicação entre equipes e setores
Por mais automatizados que sejam os processos internos, eles ainda irão envolver pessoas em diferentes níveis e etapas, desde as tarefas operacionais até os cargos de gestão. Por esse motivo, é fundamental que todos os processos do varejo proporcionem clareza aos funcionários, além de estimular a autonomia e agilidade na execução de suas funções.
No entanto, problemas de comunicação entre equipes e setores são frequentes e podem resultar em erros e atrasos. Para evitar ruídos no entendimento e lacunas nas informações, os canais e formatos de comunicação devem manter um padrão que garanta a continuidade dos processos internos, principalmente quando existe transferência entre os setores.
Infelizmente, não é incomum que nem mesmo os líderes tenham clareza sobre todas as etapas que devem ser seguidas ou como agir em determinadas situações. Nesse sentido, eles também precisam ser amparados por uma estratégia que inclua um planejamento, com diferentes soluções e saídas alternativas a serem consideradas. Já as equipes precisam obter treinamentos para que estejam capacitadas e consigam manter o fluxo contínuo.
Por fim, não se pode esquecer de padronizar a comunicação com fornecedores, como um aspecto ainda mais sensível por se tratar de pontos de contatos externos. Afinal, os fornecedores podem comprometer igualmente a fluidez dos processos assim como a qualidade dos serviços prestados.
Leia mais: Terceirizações para indústria: conexões de sucesso
Insegurança para acelerar processos e obter escalabilidade
A escalabilidade é um fator de crescimento esperado tanto no varejo quanto em qualquer outro negócio. No entanto, a insegurança relacionada à implementação de mudanças e o receio de cometer erros podem levar a uma resistência em acelerar os processos ou em buscar novas oportunidades de faturamento.
Para evitar que a empresa bloqueie seu crescimento, é importante criar uma cultura de melhoria contínua que incentive a experimentação e a inovação. Isso pode ser feito por meio da criação de papéis e setores dedicados à análise de dados e otimização nos processos, assim como por meio da contratação de mão-de-obra especializada, seguida de investimentos em tecnologia.
Além disso, é fundamental realizar uma análise de riscos cuidadosa antes de implementar mudanças significativas nos processos internos. Estudar os casos bem-sucedidos do mercado, conhecer as tendências de consumo, identificar possíveis obstáculos, planejar soluções alternativas e contar com a experiência e o suporte de empresas parceiras são algumas medidas para garantir que a aceleração ou transformação dos processos seja feita de forma segura e eficiente.
Leia mais: Falta de inovação no varejo: quais tendências adotar para permanecer relevante no mercado
Tomadas de decisão imprecisas por falta de dados
Outro problema relacionado aos processos internos são as tomadas de decisão imprecisas. A ausência de visão estratégica ou recursos tecnológicos pode levar à tomada de decisão com base em informações incompletas, dados desatualizados ou falta de análise adequada.
Para evitar que decisões imprecisas levem a resultados que impactam negativamente o desempenho operacional da empresa, é necessário investir em sistemas de coleta e análise de dados eficientes. Além disso, é essencial incentivar a cultura de dados, pela qual os gestores e colaboradores são encorajados a tomar decisões com base em evidências concretas e a atualizar constantemente suas informações.
Outra estratégia importante para a tomada de decisões assertivas é obter uma visão ampla do mercado. Isso garante que outras perspectivas sejam consideradas, o que aumenta a precisão e a qualidade das escolhas.
Como melhorar processos internos do varejo com foco em metas e resultados
Antes de iniciar a melhoria dos processos internos, analise quais as metas e resultados a sua empresa deseja atingir e defina estratégias que te levarão a alcançá-las.
Para os varejistas que desejam aumentar as margens de lucro e diminuir a dependência das grandes marcas, por exemplo, a estratégia da Marca Própria é um caminho eficaz. Além de aumentar a autonomia e participação no mercado, todos os processos e informações podem ser acompanhados por meio de uma única plataforma, desde a etapa da fabricação até as análises de dados relacionadas à compra e consumo.
Escolha a Amicci para criar sua Marca Própria e acompanhar todos os processos e dados em um único lugar. Somos o maior ecossistema tecnológico de desenvolvimento e gestão de Marcas Próprias da América Latina. Conectamos em um só lugar uma base robusta de fornecedores aos principais varejistas do país. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais.
